reklama

Dane kandydatów aplikujących o pracę będą pod większą ochroną

Zbigniew Biskupski AIPZaktualizowano 
Karolina Misztal
Za rok wchodzi nowe prawo ochrony danych osobowych. Ekspert firmy ShareHire wskazuje pięć zmian, na które powinien zwrócić uwagę pracodawca.

Pracodawca gromadząc w czasie trwania procesu rekrutacyjnego aplikacje kandydatów staje się administratorem danych osobowych. Zanim z nich skorzysta, musi wypełnić szereg obowiązków informacyjnych. Te reguluje ustawa o ochronie danych osobowych z 1997 roku, która w obecnym kształcie będzie obowiązywać jeszcze tylko rok. 25 maja 2018 roku zastąpi ją Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE, stanowiące największą w historii zmianę regulacji w tym obszarze. Nowe przepisy wpłyną na wiele aspektów procesów rekrutacyjnych, w tym na te, w których firmy pozyskują kandydatów przez polecenia rekrutacyjne.

- Obecnie rynek pracy w Polsce w zdecydowanej większości należy do pracownika. Taka sytuacja wymusza na firmach poszukiwanie nowych rozwiązań wspierających procesy rekrutacyjne. Część z nich już wdrożyło lub zastanawia się nad wdrożeniem programu poleceń rekrutacyjnych. Takie rozwiązanie świetnie wspiera proces dotarcia do potencjalnych kandydatów, jednocześnie jednak stawia przed działami HR, IT i prawnymi sporo wyzwań natury prawnej. Szczególnie teraz, kiedy do wejścia nowych regulacji w zakresie ochrony danych osobowych, pozostał tylko rok. Dwanaście miesięcy to niewiele biorąc pod uwagę, że nadchodzące zmiany dotyczą wielu obszarów rekrutacyjnych i obejmują wszystkich kandydatów do pracy, niezależnie od sposobu ich rekrutacji – mówi Artur Sibera, Project Leader w ShareHire.

Na administratorze danych spoczywa szereg obowiązków, które obecnie wynikają z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 992) dalej: UODO. Od 25 maja 2018 r. zastąpi je Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej: RODO. W stosunku do obecnego stanu prawnego, RODO wprowadza w zakresie ochrony kandydatów do pracy kilka istotnych zmian. Będą one dotyczyć także osób, które w ramach programów poleceń rekrutacyjnych zostały zarekomendowane do pracy.

Pełniejsza informacja dla kandydata

Nowe regulacje rozszerzają zakres informacji, które pracodawca (administrator danych) musi przekazać kandydatowi, również temu z polecenia. Obecnie należy informować m.in. o adresie swojej siedziby, pełnej nazwie firmy, celu i zakresie zbierania danych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych.
Zgodnie z nowymi przepisami, katalog będzie musiał zawierać również m.in. dane kontaktowe inspektora ochrony danych (o ile taka osoba będzie w podmiocie wyznaczona), informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego (GIODO) czy informacje o okresie, przez który dane osobowe będą przechowywane. Ponadto, pracodawca będzie miał obowiązek podania powyższych informacji przy pierwszej komunikacji z potencjalnym pracownikiem.

Dane tylko na czas konkretnej rekrutacji

Administrator danych powinien przetwarzać dane osobowe potencjalnych pracowników zgodnie z zasadami rzetelności, celowości, adekwatności oraz czasowości. Jeżeli zatem rekrutacja dobiegnie końca, to dane osobowe osób polecanych do pracy należy usunąć o ile nie wyraziły zgody na przetwarzanie danych w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych.
Co ważne, dotyczy to dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Względnie dla celu obrony przed roszczeniami w związku z naruszeniem zakazu dyskryminacji, możliwe jest przechowanie danych osobowych osób biorących udział w rekrutacji przez okres roku od dnia jej zakończenia.

Zgoda na przetwarzanie danych poleconego pracownika

Pracodawcy korzystający z programów poleceń rekrutacyjnych muszą uzyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych potencjalnego pracownika, który został polecony.

Czytaj też:
Płaca minimalna od początku 2018 r. musi wzrosnąć. O ile? Skorzystasz?

Stąd najlepiej, jeżeli zaaplikuje on do pracy w taki sam sposób, jakby robił to bez polecenia. W tym celu osoba polecająca zamiast wyręczać polecanego w wysłaniu CV, powinna przekazać link do ogłoszenia o pracy, na które ten może zaaplikować samodzielnie akceptując wymagane oświadczenia. Jest to model, który zabezpiecza w sposób kompleksowy interesy zarówno pracodawcy, kandydata, jak i osoby polecającej, która nie dysponuje wbrew prawu danymi kandydata.

Obowiązki prawno-informacyjne wobec osób polecających

Wyzwaniem dla pracodawców pozostaje również kwestia gromadzenia danych osób polecających kandydatów do pracy. Sytuacja wydaje się być czytelna, kiedy mówimy o zamkniętym programie poleceń rekrutacyjnych, w którym role polecającego pełni pracownik danego pracodawcy.
W przypadku, w którym pracodawca rozszerza zakres programu poleceń o alumnów, pracowników firm partnerskich czy dostawców, pojawia się szereg nowych obowiązków prawno-informacyjnych. Pracodawca jest zobowiązany m.in. zgłosić do GIODO dodatkowy zbiór osób polecających nie będących pracownikami. Jak wskazują eksperci ShareHire, kwestie organizacyjno-informatyczne, ale i prawne, warto zlecić firmom specjalizującym się w kompleksowej obsłudze programów poleceń rekrutacyjnych. Oferują one kompleksowe rozwiązania pozwalające zadbać o bezpieczeństwo wszystkich uczestników procesu: polecających, potencjalnych kandydatów oraz pracodawców.

Zmiany, które jeszcze będą

Nowe regulacje prawne dotyczące ochrony danych osobowych zostaną również zweryfikowane przez ustawodawcę krajowego. – Zgodnie z unijnym rozporządzeniem, może on zawrzeć w ustawodawstwie krajowym bardziej szczegółowe przepisy mające zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem, w szczególności do celów rekrutacji.
Tego rodzaju regulacje mogłyby na przykład doprecyzowywać zakres danych, które potencjalny pracodawca może przetwarzać w związku z prowadzoną rekrutacją. Ale, czy i w jakim zakresie zostaną wprowadzone, dowiemy się w ciągu najbliższych miesięcy – podkreśla Piotr Janiszewski, Radca Prawny, Prezes Zarządu Auraco.

Obejrzyj wideo:

60 sekund biznesu: Chcemy sklepów bez kolejek do kas i dlatego niestraszne są nam żadne nowe technologie zakupowe

Wideo

Materiał oryginalny: Dane kandydatów aplikujących o pracę będą pod większą ochroną - Strefa Biznesu

Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych”i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Komentarze

Ta strona jest chroniona przez reCAPTCHA i obowiązują na niej polityka prywatności oraz warunki korzystania z usługi firmy Google. Dodając komentarz, akceptujesz regulamin oraz Politykę Prywatności.

Podaj powód zgłoszenia

Nikt jeszcze nie skomentował tego artykułu.
Dodaj ogłoszenie

Wykryliśmy, że nadal blokujesz reklamy...

To dzięki reklamom możemy dostarczyć dla Ciebie wartościowe informacje. Jeśli cenisz naszą pracę, prosimy, odblokuj reklamy na naszej stronie.

Dziękujemy za Twoje wsparcie!

Jasne, chcę odblokować
Przycisk nie działa ?
1.
W prawym górnym rogu przegladarki znajdź i kliknij ikonkę AdBlock. Z otwartego menu wybierz opcję "Wstrzymaj blokowanie na stronach w tej domenie".
krok 1
2.
Pojawi się okienko AdBlock. Przesuń suwak maksymalnie w prawą stronę, a nastepnie kliknij "Wyklucz".
krok 2
3.
Gotowe! Zielona ikonka informuje, że reklamy na stronie zostały odblokowane.
krok 3