Dokumenty cenne dla emeryta. Jak udowodnić okresy zatrudnienia i wysokość pensji

Okresy zatrudnienia

Dokumentami potwierdzającymi okresy zatrudnienia są:
– pisemne zaświadczenie zakładu pracy (pracodawcy) lub jego następcy prawnego;
– świadectwa pracy;
– legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca wpisy dokonane przez pracodawców, z których wynika: data rozpoczęcia i zakończenia pracy, wymiar czasu pracy, rodzaj wykonywanej pracy, jeśli wpisy potwierdzone są pieczątką zakładu pracy (pracodawcy) oraz podpisem i pieczątką służbową pracodawcy lub upoważnionego pracownika;
– orzeczenie sądu.

Okresy zatrudnienia mogą być potwierdzone także tzw. dowodami pośrednimi. Są nimi:
– umowy o pracę i aneksy do tych umów (kolejne angaże);
– wpisy w książeczkowym (starym) dowodzie osobistym;
– legitymacje służbowe;
– legitymacje związków zawodowych, pisma kierowane przez pracodawcę do pracownika w czasie trwania zatrudnienia (np. o powołaniu, mianowaniu, zmianie angażu, przyznaniu nagrody, udzieleniu urlopu), jeżeli na ich podstawie można ustalić okres zatrudnienia.

ZUS uwzględni wymienione tu dokumenty, jeśli wynika z nich fakt, iż dany pracownik był zatrudniony i można ustalić okres tego zatrudnienia.

Jeżeli osoba starająca się o świadczenie lub wnioskująca o obliczenia kapitału początkowego nie ma możliwości udowodnienia okresów zatrudnienia wymienionymi dokumentami albo dowodami pośrednimi, może potwierdzić je zeznaniami świadków. W tym celu należy złożyć w ZUS oświadczenie, że nie ma dokumentów, którymi można by potwierdzić okres zatrudnienia i brak dowodów pośrednich. Trzeba też poinformować o przyczynach uniemożliwiających dotarcie do tych dokumentów i wskazać świadków.

Najlepiej, aby świadkowie, którzy złożą zeznania potwierdzające okresy zatrudnienia, byli byłymi współpracownikami. Świadków powinno być dwóch. Świadkowie muszą potwierdzić przede wszystkim: jaką pracę wykonywała osoba starająca się o świadczenie lub ustalenie kapitału początkowego (rodzaj pracy, zajmowane stanowisko), w jakim okresie, czy była to praca stała, w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu, sezonowa czy dorywcza, przez ile godzin lub dni wykonywana, czy w trakcie jej wykonywania zainteresowany był ubezpieczony.

Zeznaniami świadków mogą być potwierdzone okresy:
– zatrudnienia przed 15 listopada 1991 r. na obszarze państwa polskiego (po ukończeniu 15. roku życia) w wymiarze nie niższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy;
– zatrudnienia po 15 listopada 1991 r. w przypadku utraty dokumentów wskutek powodzi z lipca 1997 r.;
– zatrudnienia młodocianych pracowników przypadające przed 1 stycznia 1975 r., jeśli pracodawca stwierdzi brak dokumentacji z tego okresu i brak możliwości potwierdzenia, że były zawierane (bądź nie) umowy z takimi pracownikami albo potwierdzi, że zawierał umowy z młodocianymi pracownikami, lecz z powodu braku pełnej dokumentacji nie może potwierdzić faktu zatrudnienia konkretnego młodocianego pracownika;
– pracy przymusowej wykonywanej: na rzecz hitlerowskich Niemiec w okresie drugiej wojny światowej, na rozkaz władz alianckich do dnia 31 grudnia 1945 r., na obszarze ZSRR w okresie od dnia 17 września 1939 r. do dnia 31 grudnia 1956 r.

Wysokość wynagrodzenia

Jeśli chodzi o dokumentowanie wysokości wynagrodzenia, podstawą jest zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, wystawione przez pracodawcę lub prawnego następcę pracodawcy na druku ZUS Rp-7. Wysokość pensji można też potwierdzić legitymacją ubezpieczeniową zawierającą odpowiednie wpisy o zatrudnieniu i wysokości wynagrodzenia, dokonane przez pracodawcę lub jego następcę prawnego. Dowodami stwierdzającymi fakt i okres zatrudnienia albo wysokość wynagrodzenia mogą też być kserokopie dokumentów wydane przez archiwa lub inne jednostki zajmujące się przechowywaniem dokumentów zlikwidowanych zakładów pracy, jeśli są uwierzytelnione przez osoby kierujące archiwami lub firmami przechowującymi dokumenty.

Jeśli nie istnieje dokumentacja płacowa, zaświadczenie o wysokości osiągniętych wynagrodzeń pracodawca lub następca prawny pracodawcy może wydać na podstawie danych zawartych w aktach osobowych pracownika (np. w umowie o pracę, pismach o powołaniu, mianowaniu oraz w innych pismach, określających wynagrodzenie danej osoby). Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń na podstawie akt osobowych obowiązuje zasada, że ZUS uwzględnia tylko takie składniki wynagrodzenia, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe składniki w określonej wysokości (np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo itp.).

Niektóre dokumenty ma ZUS

W niektórych przypadkach ZUS może potwierdzić przebieg ubezpieczenia sprzed 1999 roku oraz podstawę wymiaru składek na podstawie posiadanych przez siebie dokumentów. Należy się o to zwracać do jednostki ZUS właściwej dla siedziby zakładu pracy.

Dla niektórych zaś kategorii ubezpieczonych ZUS może ustalić okres podlegania ubezpieczeniu na podstawie posiadanych przez siebie dokumentów, nie może jednak ustalić podstawy wymiaru składek (bowiem nie były rozliczane imiennie).
O szczegóły warto zapytać w najbliższej jednostce Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Maksymalne opłaty za sporządzenie odpisów lub kopii dokumentów, jakie mogą pobierać archiwa
– Świadectwo pracy - kopia 17 zł,
– Świadectwo pracy - odpis 35 zł (za każdą rozpoczętą stronę),
– Kartoteka zarobkowa, zasiłkowa lub lista płac - kopia 4 zł (za każdą rozpoczętą stronę lub kartę),
– Lista płac - odpis 4 zł (za każdą pozycję zestawienia, odpis skrócony),
– Inny dokument - kopia 4 zł,
– Inny dokument – odpis 8 zł (za każdą rozpoczętą stronę).

Łączna opłata od jednorazowego zamówienia nie może przekroczyć 200 zł.