Nie ma cię w sieci, nie istniejesz (cz. 1)

Po pierwsze: firmowa strona internetowa. Nie wystarczy, że zlecimy jej przygotowanie koledze z podstawówki, który nauczył się tworzenia stron www na zajęciach z informatyki. Źle przygotowana strona może przynieść takie same skutki ekonomiczne jak wysłanie na spotkanie przedstawiciela handlowego w niedopasowanym garniturze i z torbą na zakupy zamiast aktówki.

- Pierwszego wrażenia nie można zrobić po raz drugi - psychologowie udowodnili istnienie efektu aureoli (halo), który polega na przypisywaniu ocenianej osobie/firmie/marce pozytywnych lub negatywnych cech jedynie na podstawie pierwszego wrażenia. Wartości przypisane na tej podstawie są trwałe i trudne do zmiany. Zadbajmy zatem o to, aby pierwszy kontakt z naszą firmą zostawił po sobie pozytywny ślad - mówi Karolina Koziejowska, ekspert FIRMY 2000 Sp. z o.o.

Do najistotniejszych elementów strony internetowej należą m.in.: podstawowe informacje o firmie (opis prowadzonej działalności, historia, osiągnięcia zawodowe pracowników), oferta firmy (jeśli to możliwe również cennik), dane kontaktowe oraz biuro prasowe.

- Pamiętajmy, aby po stworzeniu strony sprawdzić, czy wszystkie zakładki, linki, zdjęcia etc. wyświetlają się prawidłowo w różnych przeglądarkach internetowych i systemach operacyjnych. Jeśli chcemy, aby nasza strona wyświetlała się na pierwszych stronach w wyszukiwarce, najlepiej zlecić jej pozycjonowanie zewnętrznej firmie lub skorzystać z linków sponsorowanych (Google AdWords) - radzi Karolina Koziejowska.

Internetowe biuro prasowe

Biuro prasowe powinno być dostępne ze strony głównej serwisu i znajdować się w miejscu niewymagającym zbyt długich poszukiwań (zazwyczaj jest to pasek menu głównego lub menu administracyjnego na dole strony).

- Musimy mieć możliwość łatwej publikacji komunikatów i materiałów - tak, aby pojawiały się na stronie jednocześnie z ich dystrybucją do mediów. Podstrona z biurem prasowym powinna zawierać wyszukiwarkę, która umożliwi dziennikarzowi znalezienie informacji na interesujący go temat - podkreśla ekspert FIRMY 2000. - Dobrze jest zamieścić również dodatkowe materiały do pobrania dla dziennikarzy (np. logotypy, schematy, zdjęcia, filmy), które uatrakcyjnią publikowany materiał. Nie możemy zapomnieć o zamieszczeniu kontaktu do osoby odpowiedzialnej za relacje z mediami. I nie mówię tu o mailu [email protected], tylko o osobistym adresie mailowym do konkretnej osoby. Dobrze jest również podać numer telefonu komórkowego. W biurze prasowym powinien się również znaleźć plik z podstawowymi informacjami o firmie i osobach zarządzających, jest to bardzo ważne dla całościowego obrazu firmy. Każdy z dziennikarzy powinien mieć także możliwość zarejestrowania się do "newslettera mediowego", aby mógł otrzymywać powiadomienia o nowych materiałach w biurze prasowym.

Pisanie tekstów i informacji prasowych do internetu

Gdy już mamy gdzie zamieszczać nasze komunikaty musimy się zastanowić jak je przygotować, aby były atrakcyjne dla odbiorców i dostarczały niezbędnych informacji. W pierwszej kolejności powinniśmy wymyślić ciekawy i intrygujący tytuł, a tekst podzielić na wstęp, rozwinięcie i podsumowanie.

- Pamiętajmy, aby używać prostych i krótkich zdań, a w przypadku stosowania fachowej terminologii odpowiednio ją wyjaśniać. Aby informacja była bardziej przejrzysta możemy stosować śródtytuły lub nagłówki. Najważniejsze informacje podkreślamy za pomocą pogrubionej czcionki (bold). Tak przygotowaną notatkę prasową najlepiej zapisać w kilku różnych formatach (doc, docx, txt). Na końcu tekstu zawsze zamieszczamy dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za relacje z mediami. Możemy dołączyć do niej również dodatkowe materiały np. zdjęcia - mówi Karolina Koziejowska.

Gotowy komunikat zamieszczamy w internetowym biurze prasowym oraz rozsyłamy do mediów trzymając się kilku podstawowych zasad:

• Nie przesyłajmy zbyt ciężkich maili (max. 1-2 MB);
• Nie spamujmy - nie wysyłajmy komunikatów zbyt często ani maili sprzedażowych;
• Wysyłając maile do wielu osób naraz stosujmy pole ukrytych adresatów UDW/BCC;
• Co najmniej raz na pół roku aktualizujmy listy mediów.

- Opisane powyżej działania to podstawy, od których rozpoczynamy komunikację w Internecie. "Podczas naszych szkoleń z zakresu e-PR zarówno dla mikro- jak i dla dużych przedsiębiorstw omawiamy szczegółowo wszystkie zagadnienia, gdyż często okazuje się, że nawet największe firmy popełniają dość znaczące błędy w komunikacji internetowej. Jednak nie ma dla nas nic bardziej satysfakcjonującego niż zadowolony klient, który powraca na szkolenia dla "bardziej zaawansowanych" - mówi Marcin Opas, prezes spółki szkoleniowo-doradczej FIRMA 2000 Sp. z o.o.

Już niedługo opublikujemy kolejne części poradnika nt skutecznego e-PR