Szybki dostęp do wszystkich dokumentów
Przekopywanie się przez stosy papierów zabiera cenny czas i nierzadko powoduje ogromną frustrację. Tymczasem dzięki elektronicznemu archiwum dokumentów można błyskawicznie przefiltrować i znaleźć konkretne dane posługując się określonymi słowami kluczowymi oraz tagami. Ponadto, dostęp do takiej dokumentacji jest stały i nieograniczony, czego z pewnością nie można powiedzieć o jej fizycznym odpowiedniku.
- Każdy przedsiębiorca wie, ile czasu potrafi pochłonąć poszukiwanie jednego zaświadczenia czy umowy. W elektronicznym archiwum taki proces trwa maksymalnie kilka sekund, a zaoszczędzony czas można wykorzystać na ważniejsze sprawy związane z prowadzeniem własnego biznesu - mówi Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu i analityk biznesowy w SaldeoSMART.
Składki emerytalne w ZUS wszystkich, którzy czekają na emeryturę zostaną zwaloryzowane o około 10 proc. Kiedy i co to znaczy dla przyszłych emerytów? Dlaczego warto poczekać z wnioskiem o emeryturę? Po prostu kliknij w ten tekst, a dowiesz się wszystkiego!
Bezpieczeństwo danych ponad wszystko
O konsekwencjach związanych z nieprawidłowym zarządzaniem dokumentacją firmową mówi się bardzo często. Ileż to razy bowiem na przedsiębiorców nakładane są sankcje za brakujące dokumenty, których zaginięcie jest tajemnicą poliszynela w obliczu wszechobecnej papierologii? Na szczęście, tak przykrym konsekwencjom niedociągnięć w organizacji biura można skutecznie zapobiec dzięki przeniesieniu akt z szafy do solidnie strzeżonej przestrzeni chmurowej.
- Elektroniczne archiwum dokumentów bije na głowę to fizyczne dzięki systematycznie i automatycznie tworzonym backupom. Przedsiębiorcy nie muszą się zatem obawiać, że w wyniku awarii sprzętu czy też roztargnienia pracowników stracą ważne dokumenty. Wszystko, co zostanie zdigitalizowane, można natychmiast odtworzyć w bezpiecznej przestrzeni chmurowej - tłumaczy Edyta Wojtas z SaldeoSMART.
Warto dodać, że elektroniczne teczki pracownicze umożliwiają szybkie usunięcie wszystkich danych po przekroczeniu określonego ustawą czasu ich przechowywania. W rzeczywistości oznacza to tyle, że zamiast tracenia czasu na niszczenie papierowych akt zgodnie z obowiązującymi procedurami, wystarczy tylko nacisnąć jeden przycisk.
Składki emerytalne w ZUS wszystkich, którzy czekają na emeryturę zostaną zwaloryzowane o około 10 proc. Kiedy i co to znaczy dla przyszłych emerytów? Dlaczego warto poczekać z wnioskiem o emeryturę? Po prostu kliknij w ten tekst, a dowiesz się wszystkiego!
Era mobilnych dokumentów
Pracownicy mają wgląd do swoich akt i nie byłoby w tym nic złego, gdyby nie fakt, że w przypadku fizycznych dokumentów procedura wnioskowania i wyszukiwania konkretnych arkuszy wcale nie trwa krótko. Sytuacja wygląda podobnie wówczas, kiedy pilnie potrzebna jest faktura kosztowa dla kontrahenta, a od czasu jej uzyskania zależeć może nawet relacja na linii klient - firma. Elektroniczne archiwum umożliwia bezproblemowe i szybkie udostępnianie kopii dokumentów, przy jednoczesnym zachowaniu przypisanego im miejsca w systemie.
- Jesteśmy tylko ludźmi, a to właśnie czynnik ludzki jest najczęstszą przyczyną zaniechań w obszarze zarządzania dokumentami. Wystarczy, że pracownik zapomni zwrócić umowę czy odłoży ją w zupełnie inne miejsce i już tworzy się jeszcze większy chaos organizacyjny. Powinniśmy korzystać z nowoczesnych rozwiązań technologicznych, dzięki którym takie problemy zostaną automatycznie wyeliminowane - podkreśla Edyta Wojtas z SaldeoSMART.
Nie da się również ukryć tego, że w dobie rosnącej popularności pracy zdalnej, możliwość elektronicznego przetwarzania i obiegu dokumentów jest już niemal warunkiem utrzymania konkurencyjności na rynku. Trudno bowiem wyobrazić sobie zdalnego pracownika, który po każdy niezbędny dokument musi specjalnie pojechać do siedziby swojej firmy. Dlatego też bezproblemowy dostęp do dokumentów jest również ważnym aspektem employer brandingu i pozytywnie wpływa na relacje z pracownikami.
Składki emerytalne w ZUS wszystkich, którzy czekają na emeryturę zostaną zwaloryzowane o około 10 proc. Kiedy i co to znaczy dla przyszłych emerytów? Dlaczego warto poczekać z wnioskiem o emeryturę? Po prostu kliknij w ten tekst, a dowiesz się wszystkiego!
