Elektroniczne rachunki zastąpią uciążliwą stertę papierów

Każdego miesiąca trafia do naszych skrzynek pocztowych co najmniej po kilka papierowych rachunków. Bywa, że nawet kilkanaście. Od operatorów telefonii stacjonarnej, komórkowej, telewizji kablowych, cyfrowych, dostawców gazu, energii, banków. Niektóre faktury liczą po kilka stron. W ciągu roku zbiera się pokaźna sterta uciążliwych papierów, która zapycha szuflady, segregatory.

Od pewnego czasu firmy telekomunikacyjne, energetyczne, banki usilnie namawiają klientów, by rezygnowali z papierowych faktur na rzecz bardziej wygodnych i ekonomicznych e-faktur lub ekofaktur, otrzymywanych mejlem. Od lat zachęcają do tego Telekomunikacja Polska, Netia. Ostatnio taką możliwość dał prawie 3,5 milionom swoich abonentów operator satelitarnej platformy telewizyjnej Cyfrowy Polsat.

Fiskus ustąpił

Ale mimo wysiłków firm wiele osób wciąż do elektronicznych faktur nie jest przekonanych. Zwłaszcza że jeszcze do niedawna np. urzędy skarbowe nawet przy odliczaniu ulgi podatkowej za internet nie honorowały wszystkich elektronicznych dokumentów. Wymagały od podatników korzystających z ulg posiadania faktur w formie drukowanej lub podpisanych specjalnym certyfikatem elektronicznym. Nie uznawały jednak tzw. elektronicznych obrazów faktur, w formie PDF-ów, nieopatrzonych certyfikowanym podpisem (o różnicy pomiędzy obu formami szczegółowo piszemy poniżej). Ulga w tej sytuacji nie przysługiwała.

Teraz jednak jest szansa, że Polacy pokochają elektroniczne rachunki. W początkach kwietnia br. Ministerstwo Finansów zmieniło bowiem zdanie w sprawie ekofaktur. "W związku z tym, że od 2011 r. zaczęły obowiązywać nowe, bardziej korzystne dla podatników rozwiązania honorujące również ekofaktury, urzędy skarbowe będą uwzględniać je również w rozliczeniach za 2010 r." - napisało ku uciesze internautów ministerstwo w komunikacie z 6 kwietnia.

A to oznacza, że po raz pierwszy nie musimy prosić operatora usługi internetowej o dostarczenie nam wydruków dokumentów ani specjalnych e-faktur. Do udokumentowania wydatków wystarczą np. ekofaktury, czyli elektroniczne obrazy faktury, które dostaliśmy mejlem w formie zwykłych PDF-ów.

E-faktura czy ekofaktura?

Jaka jest więc różnica między e-fakturą a ekofakturą? E-faktura to elektroniczny odpowiednik faktury papierowej zawierający te same dane. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. e-faktura posiada taką samą wartość prawną jak dokument w formie papierowej. A to dlatego, że jest zabezpieczona elektronicznym podpisem gwarantującym jej autentyczność, integralność oraz identyfikację osoby składającej podpis. Podpis weryfikowany jest za pomocą certyfikatu kwalifikowanego wystawianego przez specjalistyczne firmy. Dzięki temu odbiorca faktury ma pewność, że faktura pochodzi z właściwego miejsca, a jej zawartość nie została zmodyfikowana od momentu wystawienia, nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak otrzymać e-fakturę? Należy poprosić o to swojego operatora. W przypadku największej polskiej firmy telekomunikacyjnej, Grupy TP, klient otrzymuje e-fakturę na wskazany przez siebie adres e-mail lub konto na portalu. Faktura elektroniczna jest w formie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu.

Z kolei np. Play wysyła powiadomienie o wystawieniu e-faktury pocztą elektroniczną na adres e-mail klienta. Powiadomienie takie zawiera odnośnik do konta na portalu operatora, z którego klient sam może pobrać ją w celu archiwizacji na własnym komputerze.

Warto przy tym pamiętać, że zgodnie z rozporządzeniem fakturę elektroniczną firma może wystawić tylko po otrzymaniu od klienta jego akceptacji na przesyłanie faktur w tej formie.

A to dlatego, że - zgodnie z prawem - klient może otrzymać fakturę tylko w jednej formie: papierowej lub elektronicznej. Oznacza to, że decydując się na fakturę elektroniczną, tzw. e-fakturę, nie otrzyma za ten sam okres dokumentu papierowego.

Faktura elektroniczna powinna być przechowywana przez klienta zgodnie z zapisami rozporządzenia, czyli w formie elektronicznej, w formacie, w którym została przesłana, w sposób gwarantujący autentyczność jej pochodzenia oraz integralność treści.

Od e-faktury należy odróżnić tzw. ekofakturę, czyli elektroniczny obraz faktury. W przeciwieństwie do "prawdziwej" e-faktury ten obraz nie jest opatrzony podpisem elektronicznym. Zwykle klient może sprawdzić wysokość rachunku, logując się do konta na portalu lub otrzymać obraz faktury mejlem.
- Warto przy tym wiedzieć, że klient otrzymujący elektroniczny obraz faktury zawsze może się zwrócić do wystawcy faktury o przesłanie papierowego dokumentu, jeśli się okaże, że faktura VAT jest mu potrzebna, a wówczas firma ma obowiązek papierowy dokument dostarczyć - przypominają eksperci.

Dlaczego elektroniczne faktury?

Firmy przekonują, że e-faktury i ekofaktury to spore ułatwienie i wygoda. Już nie trzeba sprawdzać skrzynki pocztowej w oczekiwaniu na opóźniający się rachunek. Decydując się na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, możemy otrzymać informacje o płatnościach natychmiast po wystawieniu rachunku, w każdej chwili możemy sprawdzić dokument czy to na domowym komputerze, czy z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. Upraszcza to archiwizację: nie musimy już przechowywać ich w szufladach czy segregatorach - możemy gromadzić wszelkie dane na dysku komputera, pamięci przenośnej lub na płytach CD.

Ale przede wszystkim oznacza to spore oszczędności: i to nie tylko dla firm, ale też dla środowiska, w tym również dla nas.

Sporymi sukcesami w promowaniu elektronicznych faktur może się pochwalić Grupa TP. Już około 1,3 miliona klientów TP i Orange zrezygnowało z papierowych faktur na rzecz bardziej ekologicznych - elektronicznych. Z e-faktury korzysta w Grupie TP ok. 700 tys. klientów, a z ekofaktury (czyli elektronicznego obrazu faktury) - kolejnych ok. 600 tys.