Marzena Krawczyk: Audyt wewnętrzny nieocenioną pomocą dla szefa firmy lub instytucji [ROZMOWA]

Na Wydziale Ekonomiczno-Socjologicznym prowadzi Pani wykłady dla studentów z audytu i kontroli wewnętrznej...
Tak, wykłady te dotyczą kontroli wewnętrznej i audytu wewnętrznego zarówno w instytucjach sektora publicznego, jak i przedsiębiorstwach.

Przecież w dobrze działającej firmie każdy pracownik wie co ma robić, a szef ma odpowiednie struktury, które umożliwiają mu ocenę wykonywanych zadań. Po co więc jakaś dodatkowa kontrola?
Kontrola wewnętrzna - nie zawsze najlepiej zorganizowana - w jednostkach istnieje, choć nie zawsze jesteśmy tego świadomi. Zatem nie jest to coś dodatkowego. Wspomniane struktury, a także procedury, regulaminy, zakres obowiązków każdego pracownika, to przykładowe elementy kontroli wewnętrznej. Zakłada się, że ta kontrola działa prawidłowo i najczęściej tak jest. Może jednak zdarzyć się, że coś dzieje się źle, a my, kierując firmą lub jej częścią, nie zauważamy tego.

Co to może być?
Na przykład zmieniła się jakaś regulacja prawna, a my na nią w porę nie zareagowaliśmy, albo okazuje się, że nowy pracownik nie posiada koniecznych kwalifikacji i wymaga dodatkowego przeszkolenia, a szkolenia nie odbył. Dlatego potrzebny jest audyt wewnętrzny, którego zadaniem jest m.in. ocena i usprawnienie istniejącego w jednostce systemu kontroli wewnętrznej.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ: Uniwersytet Łódzki proponuje nowy kierunek studiów - bezpieczeństwo narodowe

Są jednak instytucje i przedsiębiorstwa mające oddzielne działy kontroli wewnętrznej. Zatem kontrola wewnętrzna to nie tylko nadzorowanie prawidłowości wykonywania zadań przez szefów jednostek...
Tak. Pilnowanie przez każdego pracownika prawidłowości wykonywania powierzonych mu zadań, a także czuwanie nad tą prawidłowością przez przełożonych - to tak zwana kontrola wewnętrzna funkcjonalna. Dobrze jest, gdy w firmie, obok kontroli funkcjonalnej, istnieje także kontrola instytucjonalna, czyli wyodrębniona ze struktur tej firmy komórka (czasem nazwana działem lub departamentem kontroli wewnętrznej, albo po prostu działem kontroli), powołana specjalnie do sprawdzania, czy firma działa prawidłowo.

Do czego więc, oprócz tej komórki kontrolnej, potrzebny jest jeszcze audyt wewnętrzny?
Audyt wewnętrzny, oceniając i ulepszając procesy kontroli i zarządzania ryzykiem, jest czymś, co dodatkowo wspomaga zarządzających firmą w ustaleniu, czy działa ona legalnie, prawidłowo i efektywnie.

PRZECZYTAJ TEŻ: Uniwersytet Łódzki awansował w międzynarodowym rankingu
Czy audyt wewnętrzny nie jest powieleniem instytucjonalnej kontroli wewnętrznej?
Nie. Mają one inne zadania i cele. Od osoby, która ma być audytorem wewnętrznym wymagane są też inne kwalifikacje, niż od pracowników działu kontroli wewnętrznej. Na przykład ustawa o finansach publicznych z sierpnia 2009 roku odnosząca się do jednostek sektora finansów publicznych, które są zobowiązane do posiadania departamentu, działu czy biura audytu wewnętrznego, przedstawia listę kwalifikacji jakie trzeba posiadać, aby zostać zatrudnionym na stanowisku audytora wewnętrznego.

CZYTAJ DALEJ NA NASTĘPNEJ STRONIE

Wydarzenia tygodnia w Łódzkiem. Przegląd wydarzeń 6 - 12 czerwca 2016 roku

Skoro mówimy o audycie wewnętrznym, to znaczy, że dokonywać go powinny jedynie osoby zatrudnione w firmie, w której audyt ten jest przeprowadzany?
Raczej tak, chociaż wspomniana już ustawa o finansach publicznych przewiduje wyjątek. Mówi, że może to być tzw. usługodawca, ale formułuje warunki, pod którymi to on może prowadzić audyty wewnętrzne. Znacznie lepiej jest, gdy audyt taki przeprowadza audytor zatrudniony w jednostce, gdyż zna on procesy zachodzące w miejscu swojego zatrudnienia i jako pracownik firmy z reguły jest bardziej zmotywowany, aby jak najlepiej wykonać swoje zadania.

Czy firmy, które nie są ustawowo zobowiązane do przeprowadzania audytu wewnętrznego, chętnie go stosują?
Myślę że tak. Rola audytu wewnętrznego w gospodarce rośnie, czego dowodzi rosnąca liczba ofert pracy na stanowisko audytora wewnętrznego. Widać, że wiele firm zauważa, iż audyt wewnętrzny wspiera zarządzających i pomaga im chociażby w usprawnianiu kontroli wewnętrznej czy procesu zarządzania ryzykiem. Według polskiego prawa, audyt wewnętrzny jest wymagany m.in. w bankach, zakładach ubezpieczeń, towarzystwach funduszy inwestycyjnych, ale wprowadza go też wiele organizacji, które nie są ustawowo zobowiązane do tworzenia takich komórek.

Jaka jest najważniejsza zaleta audytu wewnętrznego?
Taka, że jest to działalność, która w sposób obiektywny i profesjonalny może wskazać zarządzającym, że coś działa nie tak i wymaga usprawnienia, albo zapewnić ich, że to, co było objęte audytem, działa prawidłowo.

PRZECZYTAJ TEŻ: Wyniki wewnętrznego audytu w łódzkiej straży miejskiej

Jeżeli tak chętnie stosuje się audyt wewnętrzny, to czy nie zabraknie pracy dla firm specjalizujących się w audycie zewnętrznym?
W Polsce audyt zewnętrzny kojarzy się raczej z badaniem sprawozdań finansowych, czyli z tym, co robią biegli rewidenci. Myślę, że w najbliższym czasie pracy nie zabraknie ani dla audytorów wewnętrznych ani dla audytorów zewnętrznych.

Czy można mówić o audycie przeprowadzanym w przedsiębiorstwach lub instytucjach przez Najwyższą Izbę Kontroli, Państwową Inspekcję Handlową itp.?
W takich przepadkach mówimy raczej o kontroli zewnętrznej, nie o audycie.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ: Urzędy i samorządy stawiają pytania o Łódź. Student odpowie w pracy dyplomowej

Czy opłaca się firmie utrzymywać stałą komórkę czy dział audytu wewnętrznego, skoro audyt przeprowadzany jest raz na jakiś czas?
Widocznie tak, skoro coraz więcej firm tworzy i utrzymuje takie komórki lub działy. Warto zauważyć, że wewnętrzne i zewnętrzne warunki działania firm i instytucji zmieniają się nieustannie. Zmieniają się pracownicy, zarządzający, otoczenie prawne, wchodzą nowe technologie, nowe oprogramowania, a w firmach produkcyjnych - nowe maszyny czy linie technologiczne. Cokolwiek dzieje się nowego, powstają nowe ryzyka dla jednostki. Kontrola wewnętrzna, jako samoistnie działający system, który ma wspierać zarządzających w realizacji celów jednostki, powinna te ryzyka wychwycić i wskazać, jak można na nie reagować. Jednak ta kontrola wewnętrzna nie zawsze jest wystarczająco elastyczna, by zauważyć zachodzące zmiany. W takim przypadku pomocny bywa systematyczny audyt wewnętrzny, który wskazuje, czy kontrola wewnętrzna działa prawidłowo i czy zareagowała na nowe ryzyko.

CZYTAJ DALEJ NA NASTĘPNEJ STRONIE

Jeśli jednak kilka kolejnych audytów wykaże, iż kontrola wewnętrzna działa sprawnie, to może warto poprzestać na tej kontroli i nie utrzymywać komórki audytu wewnętrznego?
Nawet w takim przypadku zarządzający nie powinni poczuć się zbyt pewnie i uśpić swojej czujności, bo zawsze może zdarzyć się coś nieprzewidywalnego, co przesądzi o dalszych losach jednostki. Jeśli na przykład kontrola wewnętrzna nie zareaguje w porę na jakąś zmianę prawną, wtedy firma może ponieść wysoką karę finansową za nieprzestrzeganie prawa.

Czy Uniwersytet Łódzki kształci przyszłych specjalistów od przeprowadzania kontroli wewnętrznej lub audytu wewnętrznego?
Na studiach pierwszego stopnia na kierunku „finanse i rachunkowość”, nad którym opiekę sprawuje Instytut Finansów Wydziału Ekonomiczno-Socjologicznego, mamy specjalność „audyt i kontrola wewnętrzna”. Studenci tej specjalności przez trzy semestry poznają podstawy audytu wewnętrznego, zarządzania ryzykiem, kontroli wewnętrznej i w mniejszym stopniu również audytu zewnętrznego. Podczas studiów mają dużo zajęć praktycznych prowadzonych przez osoby, które są audytorami wewnętrznymi. Absolwenci tej specjalności często dostają się na staże w jednostkach audytu wewnętrznego lub kontroli wewnętrznej w Łodzi bądź Warszawie. Na Wydziale Ekonomiczno-Socjologicznym mamy też w ofercie studia podyplomowe z audytu i kontroli wewnętrznej, których kierownikiem jest profesor Bożena Mikołajczyk.

Czym różni się ich program od programu specjalności w ramach studiów licencjackich?
Ma bardziej zaawansowany poziom. Większość zajęć na tych studiach ma charakter praktyczny, a studentami są najczęściej osoby już pracujące w kontroli lub audycie.